Zo werkt onze declaratiesoftware

Een bedrijfsaankoop of reiskosten declareren gaat niet bij elke organisatie even efficiënt. Wij hebben een declaratietool ontwikkeld waarin alle medewerkers eenvoudig al hun declaraties kunnen doen. Lees verder om erachter te komen hoe onze declaratiesoftware werkt.

Onze WordPress-declaratietool begon als een oplossing voor onze eigen interne declaraties. Dit proces nam te veel tijd in beslag. Eerst was het zo dat we de declaratie moesten invullen in een Excel-bestand bestaande uit drie ingewikkelde pagina’s. Dit formulier moest worden geprint en van een handtekening worden voorzien. Vervolgens moest degene die de administratie deed het formulier inscannen, goedkeuren en doorsturen naar de boekhouder. Kortom, een ontzettend omslachtig proces.

Wij dachten: dit kan beter! We wilden een systeem ontwikkelen waarmee je eenvoudig kan declareren. Een tool die intuïtief en efficiënt is en te koppelen is met andere systemen, bijvoorbeeld accountancy software DizzyData. Dat is gelukt! Inmiddels hebben we de tool zo uitgewerkt dat we het intern gebruiken en dat we er andere bedrijven mee kunnen helpen.

Hoe werkt de declaratiesoftware?

De tool bestaat uit drie onderdelen: een pagina waar nieuwe declaraties kunnen worden ingediend, een pagina waar verstuurde declaraties te bekijken zijn en en een gedeelte waar de leidinggevende de inzendingen kan beoordelen.

We laten je graag zien hoe onze declaratiesoftware eruit ziet. Laten we eerst bekijken hoe een medewerker een nieuwe declaratie indient.

Nieuwe declaratie

De medewerker klikt in de menubalk op ‘Nieuwe declaratie’. Hier dient de medewerker een aantal zaken in te vullen. Allereerst wie de leidinggevende is. De leidinggevende wordt dan automatisch per e-mail op de hoogte gebracht van de indiening. Vervolgens moet de medewerker zijn of haar naam en bankrekeningnummer invullen. Hier heeft de medewerker de optie om op ‘Rekeningnummer onthouden’ te klikken. Dit nummer hoeft dan de volgende keer niet ingevuld te worden.

Daarna kan er een keuze in het soort declaratie worden gemaakt. We hebben op dit moment een selectie van een tiental veelvoorkomende soorten declaraties. Deze lijst kan uitgebreid worden met bedrijfsspecifieke soorten. De lijst bestaat in dit voorbeeld uit:

• Brandstof
• Internetverbinding
• Overige autokosten
• Reis- en verblijfkosten
• Parkeerkosten
• Kantoorbenodigdheden
• Kantinekosten / Lunch
• Studie- en opleidingskosten
• Reiskosten woon-werk
• Telefoonkosten

Maak hier een keuze en vul de vakjes ‘Reden’ en ‘Specificatie’ aan.

De tool toont relevante zaken per declaratie. In het geval van extra gemaakte reiskosten buiten woon-werkverkeer om toont de tool een invulveld voor het aantal kilometers. De declaratietool berekent in dit geval het bedrag tegen een prijs van 0,19 cent per kilometer. Is er een bon? Upload de bon in het aangewezen veld en selecteer de datum.

Staat alles goed ingevuld? Klik op Indienen om de declaratie te versturen.

Nu de declaratie verzonden is hoeft de indiener alleen nog maar te wachten op goedkeuring. De medewerker krijgt automatisch een mail als de status van de declaratie verandert. Via het kopje ‘Mijn declaraties’ in de hoofdnavigatie kunnen alle declaraties ingezien worden. Hier staan ook alle eerder ingediende declaraties.

Mijn declaratie

Je kunt in deze lijst op de declaraties klikken om informatie op te halen. Zoals je hieronder op de afbeelding kunt zien krijgt elke declaratie een uniek identificatienummer. Dit is handig voor de verdere verwerking van de declaratie door de boekhouder.

Goedkeuren van declaraties

In het systeem hebben leidinggevenden een pagina waar ze de inzendingen van medewerkers kunnen beoordelen. De leidinggevende kan bij afkeuring van de declaratie een reden meegeven. Omdat declaraties indienen een tijdrovend proces kan zijn, is het belangrijk dat de declaratiesoftware zo intuïtief mogelijk werkt. Hierbij hebben we het aantal handelingen die nodig zijn om iets op te zoeken beperkt. Zo kun je bijvoorbeeld op elke weergave van een declaratie naar de bijbehorende bon doorklikken.

Benieuwd naar wat de mogelijkheden van een declaratietool voor jou zijn? Neem gerust contact met ons op via info@nordique.nl of bel ons op 050 – 211 0020.