Wat is een CRM?
Laten we eerst toelichten wat een CRM is. De afkorting staat voor Customer Relationship Management. In de basis is het een tool waarmee je al jouw relaties beheert. Maar vaak kan het meer, zoals:
- Medewerkers beheren
- Urenregistratie
- Saleskansen bijhouden
- Facturatie
- Marketing automation
- Etc.
Er bestaan veel CRM’s. Bij de ene tool heb je meer functionaliteiten dan bij de ander, maar vaak betaal je dan ook meer.
Voorbeelden:
- Microsoft Dynamics 365 CRM
- Salesforce
- Zoho
- HubSpot CRM
Uiteraard zijn er meer systemen, zoals ERP’s, recruitment systemen, marketing tools, e-mailprogramma’s en meer. Het koppelen van deze systemen is ook mogelijk.
Wat is een koppeling met WordPress?
Het is vrijwel altijd mogelijk om je CRM te koppelen aan je WordPress-website. Wat je dan doet, is het ‘doorschieten’ van data van je website naar je CRM-systeem. Denk bijvoorbeeld aan:
- Het doorschieten van de ingevulde gegevens van een offerteformulier. De klantgegevens worden automatisch aangemaakt binnen het CRM, eventueel aangevuld met een saleskans. Hier kan je vervolgens acties aan hangen, zoals een belafspraak of e-mail.
- Wanneer een kandidaat een sollicitatieformulier op een recruitment-website invult, komt deze direct bij één van de recruiters terecht. De gegevens uit het formulier kunnen hierbij automatisch worden doorgeschoten.
- Orders in je WooCommerce-webshop worden automatisch doorgeschoten naar Exact Online. Zo kan je heel gemakkelijk facturen aanmaken.
- Schiet marketingdata door naar het CRM, zoals de bron van het bezoek (bijv. Google organisch). Dit kan vervolgens weer gebruikt worden in rapportages. Het geeft antwoord op de vraag: hoeveel levert elk kanaal op?
Waarom een koppeling maken?
Wanneer zou je een koppeling tussen WordPress en je CRM moeten maken? Er zijn twee belangrijke factoren:
Inzicht
Doordat je het hele proces hebt gekoppeld (zie de afbeelding), kan je alle data gebruiken. Wanneer je rapportages maakt, kan je zelfs de oorspronkelijke bron van je conversie inzien. Dit is zeer waardevol bij het maken van belangrijke beslissingen. Immers, in een slechtlopend marketingkanaal wil je geen onnodige investeringen doen.
Doordat alle data beschikbaar is, kan je alle rapportages maken die je maar wilt. Bekijk de gemiddelde orderwaarde, tijdsduur tot de verkoop, prestaties van de marketingkanalen, aantal terugkerende klanten, gemiddelde ‘customer lifetime value’ en nog veel meer.
Tijdsbesparing (= kostenbesparing)
Veel organisaties beseffen niet dat een koppeling veel tijd kan besparen. En dus geld. Vaak worden leads/contacten namelijk nog handmatig overgezet naar het CRM. Stel je voor dat één medewerker hier een uur of vier per dag mee bezig is. Na één jaar kost je dit bijvoorbeeld 20.000 euro. Je kunt dit geld uitsparen door een koppeling te laten bouwen.
Bovenstaande is een simpele rekensom, maar veel mensen zijn niet bewust dat dit kan. Naast dat je tijd bespaart maak je minder snel fouten, omdat het geen mensenwerk meer is. Bovendien blijft het proces gewoon doordraaien bij verzuim of verlof.
Hoe werkt het?
Er zijn meerdere manieren om WordPress aan een CRM te koppelen. Stel hierbij de volgende vragen:
- Welk CRM moet er gekoppeld worden?
- Is het alleen vanaf WordPress naar het CRM of ook andersom?
- Heeft het CRM een API-mogelijkheid?
- Welke gegevens wil je (heen-en-weer) sturen?
- Moet dit ook gesynchroniseerd worden?
Maatwerk of standaard oplossing
Afhankelijk van de antwoorden hierboven, kun je kiezen voor meerdere opties. Een maatwerkoplossing is mogelijk, maar er zijn ook standaard oplossingen aanwezig om gemakkelijk koppelingen te maken. Met maatwerk heb je alle vrijheid en kan je alle specifieke wensen vervullen. Bij een standaard oplossing zit je gebonden aan de mogelijkheden in het systeem. Dit is vaak snel op te zetten, maar wel beperkter.
