Dit zijn de voordelen van ons eigen intranet

In de tijd waar thuiswerken niet meer weg te denken is, wordt het belang van een intranet steeds groter. Middels een intranet kunnen bedrijven onder andere documenten en bestanden delen, een smoelenboek maken, intern nieuws verspreiden, interactie tussen collega’s verhogen en betrokkenheid bij medewerkers stimuleren. In deze blog lees je wat intranet is, welke functionaliteiten een intranet kan bieden en wat je eraan hebt.

Wat is een intranet?

Een intranet, niet te verwarren met internet, is een besloten informatieplatform voor medewerkers of leden van een groep dat in de meeste gevallen wordt ingezet door een organisatie of bedrijf. Een intranet wordt gebruikt om interne communicatie te bevorderen en om medewerkers aan te sporen met elkaar in verbinding te blijven.

Intranetten werden mid jaren ’90 in het leven geroepen om interne webpagina’s te delen, HR-zaken te regelen en om bijvoorbeeld werknemers in te laten klokken voor hun dienst. Inmiddels is de techniek en ons gebruik van het internet zodanig veranderd dat het sociale aspect van een intranet steeds belangrijker is geworden. Het is als het ware een virtueel ingerichte werkplek geworden die naar eigen smaak aan te passen is.

Op een intranet kun je onder andere belangrijke bedrijfsinformatie delen, feedback van medewerkers ontvangen en makkelijk nieuwe werknemers inwerken. Je kunt er essentiële bedrijfsdocumenten op kwijt waar alleen leden van de groep toegang toe hebben. Denk aan templates voor e-mails of een sectie speciaal ingericht voor de meestgestelde vragen binnen je organisatie.

Daarnaast kun je informatie over je medewerkers kwijt. Een smoelenboek, interne nummers, e-mailadressen, functieomschrijvingen et cetera. Dit helpt collega’s elkaar beter te vinden, voor zowel productieve als sociale zaken.

Waarom een intranet?

Een intranet kent vele voordelen. Het helpt medewerkers beter communiceren, kennis te delen en samenwerken. Ook dient het als een handige tool voor interne opleiding en kan het gebruikt worden als creatieve uitlaatklep.

Het intranet biedt hulp in het implementeren van ideeën van medewerkers. Middels het intranet kun je de mening polsen door bijvoorbeeld een poll te houden. Daarnaast kunnen de activiteiten die je op een intranet voorbij ziet komen een goede graadmeter zijn van wat er op dat moment binnen de organisatie speelt.

Een intranet heeft ook een positief effect op de productiviteit. Werknemers hebben sneller toegang tot benodigde documenten. Hierdoor lopen ze minder snel vast en hoeven ze bovendien andere collega’s minder snel te storen.

Nordique Intranet

Wij gebruiken ook al enige tijd een intranet, en we zouden geen waardig internetbureau zijn als we die niet zelf gebouwd hebben! We hebben ons WordPress-intranet dan ook volledig naar eigen wensen ingericht, qua branding, vormgeving en structuur. Hier delen we nieuws en aankomende activiteiten, houden we automatisch verjaardagen bij en delen we belangrijke documenten zoals notulen en ons declaratieformulier.

Aan het eind van elke week verzamelen we op ons intranet input van alle collega’s over hun belangrijkste gebeurtenissen, lopende zaken en de beste quotes van die week. Die input gieten we in een weekoverzicht en delen het vervolgens via onze nieuwssectie. Daar wordt op de vrijdagmiddag altijd erg naar uitgekeken!

Welke functies heeft ons intranet?

Wij bieden een gepersonaliseerd intranet aan met verschillende functionaliteiten. Geheel aangepast aan jouw merk, inclusief vormgeving dat resoneert met jouw team. Wij bieden het raamwerk, daarna ben je vrij om de omgeving te vullen met content. Hieronder vind je een greep uit de mogelijkheden die ons intranet biedt.

Interne berichtgeving
Een belangrijke functie van ons intranet is de mogelijkheid om nieuws te verspreiden. Informatie als interne telefoonnummers, handige links en tools en nieuwsberichten kunnen hier gedeeld worden.

Aankomende verjaardagen
De naam van de functionaliteit zegt alles al: in deze sectie kun je alle verjaardagen van je collega’s inzien. Zo weten de anderen wanneer ze iemand kunnen feliciteren en wanneer ze zich kunnen verheugen op taart. Jubilea zijn ook bij uitstek goede momenten om taart te nuttigen!

Activiteiten
Op het intranet kun je gemakkelijk activiteiten kwijt. Heb je een leuk uitje gepland staan of is er binnenkort een training op locatie? Plan je activiteit in op het intranet! Hier kunnen collega’s direct inzien wanneer en waar het evenement plaatsvindt. Ook kun je een omschrijving van het evenement geven: neem een goed humeur en mooi weer mee etc… Ze kunnen zich op de betreffende activiteitenpagina ook aan- of afmelden. Zo heb je een goed overzicht van wie er aanwezig zullen zijn.

Smoelenboek
Een smoelenboek is een omgeving waar je alle werknemers van een organisatie of leden van een groep kunt bekijken. Tevens kun je hier de contactgegevens van die personen vinden. Ideaal om even snel op te zoeken hoe die ene collega ook alweer heet, wat zijn of haar functie is en hoe je diegene kunt bereiken. Daarnaast is er op de persoonspagina ruimte voor een persoonlijke omschrijving.

Wist je dat de Facebook zijn naam te danken heeft aan de smoelenboeken die je, ten tijde van het oprichten van het socialmediaplatform in 2004, al veelvuldig op intranetten kon vinden?

Bestanden
Het intranet is ook geschikt om bestanden te delen. We hebben een documentenpagina ingericht waar je allerlei bestanden kwijt kunt. Onboarding documenten voor nieuwe werknemers, het bedrijfsreglement, notulen, overeenkomsten, protocollen, noem maar op!

Koppelingen met andere systemen
Ons intranet kan gekoppeld worden aan bestaande systemen. Door middel van een zogeheten Single Sign On (SSO) kan de gebruiker inloggen met zijn of haar Microsoft-account. Eventueel is dit ook te koppelen met Google Workspace. Dat maakt het laagdrempelig en het bespaart tijd voor de gebruiker. Ook is het mogelijk om het intranet te koppelen aan een VoIP– of CRM-systeem.

Benieuwd naar wat de mogelijkheden van een intranet voor jou zijn? Neem gerust contact met ons op via info@nordique.nl of bel ons op 050 – 211 0020.

Liever eerst bekijken hoe zo’n intranet eruit ziet? Dat kan! We hebben een gratis demo beschikbaar gemaakt. Laat hieronder je gegevens achter, dan sturen we je per direct de inloggegevens op.